24人が本棚に入れています
本棚に追加
作業するにあたっての注意事項。
作業するにあたって、
ミスを出来るだけ防ぐ方法がまだあります。
それは……
作業の見える化をするということ。
簡単に言えば、
「作業行程を極力簡単にするということ」
分かりやすく噛み砕いて言えば、
作業途中で業務内容を全く知らない人に
いつでも簡単に引き継ぎが出来る状態、
５才児でも作業出来る状態にまで作業行程を単純化しておくことがポイントです。
平たく言うと、
今、どの手順のどの段階かがパッとみて把握できるように作業をすること。
例えば住所録500件をエクセルで作るとします。
どこまで入力したかわかるように資料にチェックを入れながらタイピングし、二重チェックをするのが普通のやり方だと思います。(´ω｀)
しかしそれではミスを防げません！(゜ロ゜)ｶｯ
だんち。は確実にミスる自信がある！笑
なので、こういう場合はまず、
作業行程を書き出すところから始めます。
ざっくり例をあげるとこんな感じ。
①エクセルで表(テンプレート)を作る。
②資料に１０個ずつ区切りをつけ、グループを作る
③まずは一項目(氏名のみとか)を10個打つ。
④打ち間違いがないかチェックをし、OKならセルの色を変える
⑤同じ方法で他の項目も入力していく。
⑥一グループ完成したら(１０人分の住所録を入力し終える)、データをセーブしておく
⑦資料に完成したグループのチェックを入れる
⑧同じ手順を繰り返していき、完成させる
⑨セルの色をなしにし、完成データの確認を作業指示者に確認してもらう
このやり方のミソは、
作業内容を知らない人がパッと画面を見ただけですぐ内容が把握できる状態にしてあること。
作業を極力単純化し、細かくチェックできる状態にし、すぐミスが発見できるようにしておくことがポイントです。
ようは、いつ休憩してもすぐに作業内容がわかるように作業をすること。
これで大分ミスが減ったので、
めっちゃオススメの方法です(*´∀｀*)
そんでもって、
作業中は「ミスをリカバリー出来る状態にしておくこと」
ようは、想定外のアクシデントが起こった時に、すぐにリカバリー出来る状態にしておくこと。
今回の場合だと、
こまめにセーブポイントを作り、マメにセーブしておくことで、いつパソコンがフリーズしてもいいようにしています。
あとはそうですねー
やった作業は工程表も含め、フォルダまたはファイル(袋のやつ)等で一元管理しておく。
作業内容毎にフォルダ(ファイルの場合は袋ひとつ)を作り、そのなかに日付と時間を記したフォルダ(ファイルの場合はメモやノート)を作り、資料やデータなどをひとまとめにしておきます。
中に入れるのは作業指示＆作業工程表＆作業したときにミスした箇所をメモ帳等で記録したものと、作った成果物、使用した資料(データ等の場合はPDFスキャンしてデータ化しておく)、
データ改修する作業の場合は作業前のデータと資料も合わせてわかるようにzipにひとまとめにしたりクリップでわかるようにひとまとめにして、残しておくこと。
そうすると同じ作業をするときに見返せて便利だし、データ修正を急に言われたりしても対応出来たりします(´ω｀)
そして後輩指導するときにも参考資料として使えるんだぞ☆(>_<)
以上、お仕事でミスを防ぐ方法でした！(゜ロ゜)ｶｯ
そして最後に。
ミスをしたら、どういう形でフォローしてもらったか把握し、メモに残しておくこと。
そうすれば後輩指導の時に役に立ちます。
ミスをした数だけ、トラブル対応力が上がったと思いましょう(*´∀｀*)
実際問題、対してミスせずにやってこれた人は、後輩指導の時に後輩のミスを上手くフォロー出来なかったり、ミスを防ぐ手立てが思い付かなかったりしてつまづいてたりします。
そんなときに颯爽と助けられるようにしておくと、怒られたことが無駄になりません。(>_<)
そういう所でご迷惑をお掛けした人々には恩返しをしていきましょう♪(*´∀｀*)
ふれーふれーなのです(´ω｀)
最初のコメントを投稿しよう！